機能概要
ユーザには所属するプロジェクト毎に、プロジェクトにおける所属するワークグループと役割が与えられ、その役割に応じた権限が設定されます。プロジェクトへワークグループと役割を設定し、閲覧、編集、承認、プロジェクト設定などの権限を分けます。ドキュメント・ステータスによる公開・編集可否と組み合わせ、利用者が実行できる操作を制御します。
ログインの制御にはMFA（多段階認証）やWindowsのユーザID管理との連携が必要となる場合もあります。
AIエージェントは、実行するユーザの役割・権限に基づいた制御が行われなければなりません。またポリシーに沿った制御も重要です。
管理者はAIの操作ログだけでなく、ログイン数、Admin操作、ユーザー参照、メール送信、Webhook送信などの履歴を確認できます。文書変更そのものは変更履歴・Timeline、AI機能はAIコンソールなど、目的ごとに確認先が異なります。管理者向けのAIエージェントのログには実行されたプロンプトだけではなく、消費されたトークン数なども集計され、指定期間内にどれだけAIを利用したかについても容易に把握できるようにします。
解決できる課題
- 閲覧・編集・承認権限が同じ利用者へ集中する
- プロジェクトごとのアクセス理由を説明できない
- AIの利用実態が把握できない
- AIの利用によるコストを把握したい
- ポリシーベースでAIの動作をコントロールしたい
- 管理操作と文書変更のログを混同する
- ログを保存しているだけで定期確認されない
- セキュアなユーザ認証を実現したい
- ユーザIDの管理をWindowsの管理と連動させたい
利用場面
部門別プロジェクト、承認が必要な管理文書、機密性の高い文書、外部共有を含む運用で利用します。監査時は、確認したい事象に応じてAIの操作ログ、文書履歴、承認履歴、管理履歴、参照履歴を使い分けます。
導入・運用
- 閲覧・編集・レビュー・承認・管理を職務分離する
- 標準役割と例外申請の手順を定める
- 文書状態ごとの公開・編集可否を設定する
- MFA、セッション、AI運用ポリシーなどのセキュリティ方針を決める
- ログの保持期間、確認頻度、異常時対応を定める
よくある質問
一つのログですべての操作を確認できますか？
いいえ。文書変更、承認、管理操作、参照、AI利用、Webhookなどは確認先が異なります。監査要件ごとに必要な履歴を対応付けます。
プロジェクトごとに役割を変えられますか？
はい。プロジェクト内のワークグループへユーザーを割り当て、役割に許可された操作を適用します。
ログがあれば統制は十分ですか？
ログは事後確認の材料です。最小権限、職務分離、定期レビュー、異常時対応と組み合わせます。
AI運用のポリシーとはどのようなものですか？
例えばローカルファイルへの参照の可否とか、MCPサーバー利用の可否、改善フィードバック・ルールの使用可否などがあります。 モニタリング/ロギングについては常時ONとなります。