文書管理 / ECM (Enterprise Contents Management)

ビジネスのためのドキュメンテーション・プラットフォーム crossnote
crossnote

すべてはチームワークのために

crossnoteは共同作業による生産性を向上させるためのドキュメンテーション・プラットフォームです。

共同作業にフォーカスしたドキュメント・エディタと、WordやExcel、PDFなどといった一般のファイルも管理できるドキュメント管理基盤で構成されています。

crossnoteはクラウド上でも利用可能な作りになっており、会社組織や国などといった境界を超え、ボーダーレスなコラボレーションを可能とします。

Feature

多量のファイルを高速検索

crossnoteに登録されたファイルは自動的にインデックス化され、全文検索が可能になります。また属性による絞込みや、機械学習による自動分類(*1)が可能です。

権限に応じた参照可・不可のコントロールも行い、セキュリティも万全です。

検索機能は非常に高速で、20万件のファイルを1秒以下で検索できます。
(弊社による実測値)

(*1) オプションのMLによる

Feature

誰が、いつ、どこを、どんな理由で

crossnoteのベースとなるドキュメント管理基盤は非常に強力です。crossnoteドキュメント、Word, Excel, PDFなど、様々なファイルをネットワークを超えて管理します。

ドキュメンテーション作業に多くの人々がかかわっている場合でも誰が、いつ、どこを、どんな理由で変更したのかを正確にトラッキングし、比較できます。

翻訳などドキュメントを派生して作成している場合、オリジナルドキュメントの変更によって影響を受ける部分を検出したり、トラッキングすることもできます。

Feature

Document tracking

crossnoteでは編集やレビュー、承認などの設定・進捗状態など、プロジェクトの予定と進捗状況をドキュメントに紐づけて管理できます。

そして同時に、誰がいつ、何をどうした、という実行結果も一元管理します。

ドキュメントへの設定がそのままスケジュールや進捗と結びつき、実際の中身に直接アクセスできるので、スケジュールと実体のかい離がありません。

ドキュメント毎に設定した属性情報と予定・進捗状態を一覧表示したり、まとめて設定変更するのも簡単です。

またガントチャート機能を使えばプロジェクトやフォルダ単位でドキュメント・ステータス単位でスケジュールを設定し、個別のドキュメント毎の進捗状態と比較して表示することができます。

Feature

レビュー・承認のワークフローをサポート

crossnoteはレビューの設定からスケジュール・進捗管理、レビューコメントの集約までをタートルにサポート。レビュー記録票まで自動作成できます。

完成したドキュメントの承認申請のプロセスもサポート。

crossnoteでは質問やコメントをドキュメントに付けてメールのようにやり取りすることができるので、crossnote上でレビューを行うことができます。レビュアーへのアサインやレビュー結果の返信もオンラインで実行できます。

ファイルの中にコメントを書き込むのではなく、ファイルにくっつける形でコメントを持ちますので、ファイルの中身がコメントで汚れることがありません。

さらにレビュー結果を元に、多くのレビュアから支持のあった指摘事項をまとめてチェックリストを作成することもできます。

構成可能な属性

crossnoteではプロジェクトやドキュメント毎の属性(ドキュメント・キーワード)を管理者が自由に設定できます。

ドキュメント・キーワードはプロパティ情報や検索時の絞り込み条件など、様々な形で設定・参照することができます。さらにcrossnoteドキュメントではこれを変数として文章中に埋め込んで利用することもできます。

テンプレートで集中管理

crossnoteドキュメントのスタイル情報(書式設定)はテンプレートで一元管理されます。このためドキュメント毎に書式がばらばらになる心配がありません。

テンプレートには利用できるフォントの種類や大きさ、禁止する文字列など、ルールを設定することもできます。

セキュリティも万全

crossnoteは各プロジェクトやワークグループなどといった単位でユーザに役割を設定し、役割に応じた機能やドキュメントのみが利用できるようなセキュリティ機能があります。

またドキュメントの参照や持出しなどについてもログを取得し、誰がいつ、どのドキュメントを参照したのかを把握できるようになっています。

さらにPCにダウンロードしたファイルはすべて暗号化されています。万が一PCがウィルスに汚染されてもデータが流出する危険がありません。

crossnoteはアップデイティット株式会社の登録商標です。

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