定型作業をワンタッチで実行する
文書業務では、確認、資料整理、下書き作成、要約、表記の統一、更新準備など、目的は異なっても同じ指示と準備を何度も繰り返す場面があります。都度プロンプトを書のは面倒であり、作業開始までに時間がかかり、担当者ごとに結果の傾向も変わりやすくなります。
カスタム・タスクは、頻繁に使う処理を名前付きで登録し、対象ファイルやフォルダを選んでメニューからワンタッチで実行する機能です。確認観点、出力形式、参照する資料、処理に使うAI設定をタスクへまとめることで、毎回の準備を減らし、同じ目的の作業を再利用しやすくします。
タスクを使うメリットは、単に実行回数を減らすことではありません。品質を重視するレビュー、速さを重視する日常処理、コストを抑えたい大量処理など、目的ごとにプロンプトとAI設定を使い分けられます。利用者はタスクを選ぶだけで、目的に合わせて整えた処理を始められます。
タスクごとに処理を最適化する
カスタム・タスクには、プロンプトに加えて、モデル選択、Reasoning Effort、Prompt Cacheなどの最適化に関わる設定を組み合わせられます。複雑な比較や判断材料の整理では検討の深さを優先し、日常的な要約や下書きでは結果までの時間とコストを優先する、といった使い分けが可能です。
一つの設定をすべての作業へ適用するのではなく、タスクごとに品質・コスト・結果までの時間を評価して設定します。実行結果を確認しながらプロンプトと設定を見直せるため、繰り返す業務に合った処理へ少しずつ改善できます。
実行するシチュエーションや対象を選択できる
単にメニューから選んで実行するだけでなく、ファイルの新規作成時や保存時、コミット前など、ユーザの操作を起点として処理を実行させることもできます。また処理を行う対象と特定のプロジェクトのファイルだけに限定することも可能です。
カスタム・タスクで支援できる業務
確認・レビューを同じ観点で進める
表記、必須項目、関連文書、業務固有の確認観点をタスクへ登録し、対象文書やフォルダに繰り返し実行します。共通タスクを使えば、新任者でも同じ観点から作業を始めやすく、経験者の確認方法をチームで再利用できます。
資料の整理・要約・論点抽出をすばやく始める
変更管理資料を起点に関連文書を探す、複数資料を要約する、会議資料から論点を抽出する、シラバスから記載不足の候補を整理するといった作業を、タスク選択だけで開始できます。目的別の出力形式を登録しておけば、作業ごとに依頼内容を組み立て直す必要がありません。
下書き・変換・更新準備を定型化する
定型文への変換、説明の下書き作成、属性の整理、更新候補の作成など、同じ形式で繰り返す作業へ適用できます。結果を別画面で確認する方式や、文書更新を含む方式を選べるため、用途に応じて作業の進め方を決められます。
コミット前の確認を組み込む
コミット前を実行契機にすると、更新内容を確定する直前に設定したタスクを実行できます。処理後には通常のコミット画面が開くため、結果と変更点を確認し、必要なら修正・破棄してから最終確定を選べます。急いでいるときにも、必要な確認工程を残しやすくなります。
導入・運用の考え方
- 繰り返す処理を選ぶ
確認、整理、作成、変換、更新準備など、同じ目的と出力を繰り返す作業を選びます。最終承認や例外判断そのものを自動化する対象にはしません。 - タスクごとの優先度を決める
品質、コスト、結果までの時間のどれを優先するかを決め、プロンプト、モデル、推論量、キャッシュの設定を選びます。 - 対象範囲を限定する
タスクを有効にするプロジェクトを設定すると、その範囲のファイルを処理するときだけ有効になり、参照範囲も限定できます。 - ワンタッチ実行から効果を確かめる
代表ファイルやフォルダを選び、メニューから実行して、出力の品質、処理時間、コスト、確認の負担を評価します。保存・更新時やオープン時の自動実行は、効果と影響範囲を確認してから必要なタスクに限定します。 - 共通タスクとして改善・共有する
利用者が個別に試したタスクは、良い例、要修正例、例外を含む代表ファイルで評価します。共通利用する場合は、プロンプト、設定、対象範囲、権限、確認手順を定めてから管理者が共有します。
カスタム・タスクは、定型処理を完全に放置するための機能ではありません。AIの出力に不正確な内容が含まれる可能性を前提に、タスク別の最適化と人による結果確認を組み合わせることで、反復作業を速く、再利用しやすく、改善しやすい形へ変えるための機能です。
弊社製品で実現できること
| 定型作業の課題 | crossnoteでの対応 |
|---|---|
| 毎回同じ指示と準備を繰り返している | プロンプトとAI設定をカスタム・タスクとして登録し、メニューからワンタッチで実行 |
| 作業の目的ごとに求める品質・速度が異なる | モデル、Reasoning Effort、Prompt Cacheなどをタスクごとに設定し、品質・コスト・時間を調整 |
| 担当者ごとに作業の進め方が異なる | 管理者が共通タスクを登録し、関係者で同じ処理と出力形式を再利用 |
| 対象外の資料まで参照される不安がある | 対象プロジェクトを指定し、タスクの有効範囲と参照範囲を限定 |
| 確定前の確認が抜けやすい | コミット前にタスクを実行し、結果と変更点を確認してから通常のコミット画面へ進む |
| AIが更新を行うことへの不安がある | 調べるだけと編集操作を含む実行レベルを分け、編集ツールは許可した場合だけ利用 |
利用できるAIサポート機能、タスクの実行条件、対象ファイル形式、編集操作、最適化設定、サイトライセンスや権限設定は、導入中のバージョンと環境によって確認します。
よくある質問
どのような作業をカスタム・タスクにすると効果がありますか？
確認、資料整理、要約、下書き作成、表記の統一、更新準備など、同じ目的と出力を繰り返す作業に向いています。最終承認、例外の判断、対外的な表現の決定は、担当者が根拠を確認して行います。
タスクごとに何を最適化できますか？
プロンプトに加えて、モデル選択、Reasoning Effort、Prompt Cacheなどの設定を、目的に応じて組み合わせます。複雑な検討では品質を、日常的な処理では時間やコストを優先するなど、代表ファイルで結果を評価して決めます。
管理者が登録したタスクと個人タスクはどのように使い分けますか？
部門共通の処理や出力形式は、管理者が登録して関係者で共有します。個人タスクは、利用者が自分の作業で試す用途に向きます。共通化する前に、処理品質、コスト、実行時間、影響範囲を確認してください。
保存時やオープン時に自動実行できますか？
できます。メニュー、新規作成・追加、保存・更新、オープン、コミット前を実行契機として設定できます。まずはメニューからのワンタッチ実行で効果を確認し、自動実行は対象プロジェクトと処理内容を限定して使います。