# 前年度回答を活かす、情報セキュリティ調査票の作成

crossnote AIエージェントは、情報セキュリティ調査票の質問を整理し、Memory Baseに蓄積した前年度の確定回答と根拠文書をもとに、踏襲・更新が必要な箇所を整理します。担当者は、規程変更や開示内容の確認・承認に集中できます。

**来栖 栞の面談メモ**

定例会の後、ITサービス企業で情報セキュリティを担当するCさんから、取引先へ提出する調査票についてチャットでご相談をいただきました。毎年届くExcelには、管理体制、認証、アクセス管理、脆弱性対策、インシデント対応、委託先管理など、幅広い質問が並んでいるそうです。「見覚えはあるのに、前回の回答をそのまま使ってよいかは、すぐには言えなくて」とCさんは話してくださいました。

前年度と同じ取引先からの質問で、根拠となる規程や運用に変更がなければ、回答は同じ内容で一貫させることが大切です。ただ、その確認には情報セキュリティ規程、遵守すべきガイドライン、SOC文書、監査資料、前回の提出ファイルまで目を通す必要があります。担当者が変わっていれば、「どれが最終版だったか」を探すところから始まることもあるそうです。

共有リンクを送る前には、公開範囲を一度確かめるようにします。急ぐときは、このひと手間が大切です。決まっている部分と確認し直す部分を先に分けられたら、調査票対応も安心して進められそうです。

## 情報セキュリティ調査票は「前回と同じか」の確認に時間がかかる

情報セキュリティ調査票は、取引開始時や契約更新時の委託先確認、金融機関や大手企業からのチェックシート、外部認証や監査に伴う確認など、さまざまな場面で届きます。Excel、Word、PDFと形式は異なり、同じ内容でも質問の順番や言い回しが毎年同じとは限りません。

確認対象は、情報セキュリティの統治体制、認証・監査、情報資産の取扱い、暗号化、ID・アクセス管理、ログ監視、脆弱性管理、インシデント対応、BCP/DR、セキュア開発、委託先管理、教育・物理セキュリティまで多岐にわたります。回答を裏付ける文書も、情報セキュリティ規程や各種ガイドラインだけでなく、SOC文書、監査結果、訓練記録、運用手順などに分かれます。

前年度と同じ質問なら、根拠となる規程や運用に変更がない限り、回答内容はぶれないようにしたいところです。しかし、前回の提出済みファイル、回答の承認経緯、参照した規程の版、改定後の関連文書が別々に管理されていると、「前回と同じと言い切れるか」を確かめる作業に時間がかかります。

**情報セキュリティ調査票対応における人手による作業の例：**

- 質問の意図を読み取り、管理体制・アクセス管理・BCPなどのテーマに分ける
- 過去の質問票から、同じ取引先・同じ趣旨の確定回答を探す
- 規程、ガイドライン、SOC文書、監査・運用資料に更新がないか確認する
- 変更があった項目だけを関係部署に照会し、レビュー・承認後に元の帳票へ転記する

このような業務は、回答文を書く力だけでなく、社内文書の所在、過去の判断、変更時に確認すべき関係者を知っていることにも左右されます。結果として、担当者の記憶や経験に依存しやすく、確認漏れや表現のばらつきにつながる可能性があります。

## crossnote AIエージェントとMemory Baseで、前年度回答を活かす

crossnote AIエージェントは、ExcelやWordの質問票から質問と回答欄を整理し、crossnote上で管理された社内資料や過去の回答を検索します。Memory Baseは、ドキュメントをまたいだ業務知識を保持・再利用する仕組みです。前年度の確定回答だけでなく、その回答がどの規程・ガイドライン・SOC文書を根拠にしたものか、どの条件で踏襲できるかまで一緒に残しておくことで、次回の調査票対応の起点になります。

まずAIエージェントが、受領した質問票を統制テーマごとに整理します。次に、取引先、質問の内容、過去の質問IDなどを手がかりに、Memory Baseから前年度の確定回答と関連資料を探します。資料の版、改定日、変更履歴も確認しながら、回答を「踏襲可能」「一部更新」「新規・要確認」に分けて提示します。

**図｜AIエージェントとMemory Baseを活用した情報セキュリティ調査票の回答作成フロー**

> **図版プレースホルダ（制作時に差し替え）**
>
> 質問票を受領 → 質問・回答欄を整理 → Memory Baseから前年度の確定回答と根拠を検索 → 規程・ガイドライン・SOC文書等の変更を確認 → 「踏襲可能／一部更新／新規・要確認」を判定 → 担当者レビュー → 元帳票へ反映・履歴保存

| 活用項目 | crossnote AIエージェントとMemory Baseでできること |
| --- | --- |
| 質問票の整理 | Excel、Word、PDFの質問を抽出し、統治体制、アクセス管理、BCPなどのテーマごとに整理 |
| 前年度回答の検索 | 同じ取引先や意味の近い質問について、提出済みの確定回答を候補として提示 |
| 根拠の確認 | 情報セキュリティ規程、ガイドライン、SOC文書、監査・運用資料などから関連する根拠候補を検索 |
| 変更箇所の整理 | 文書の版・改定日・変更履歴を確認し、前年度回答を見直す必要がある箇所を抽出 |
| 回答案と確認事項の作成 | 踏襲案または更新案とともに、確認すべき根拠や関係部署への照会事項を一覧化 |
| 帳票反映・履歴の再利用 | 確定した回答を元のExcel/Wordへ反映し、回答・根拠・判断結果を次年度に活かせる形で管理 |

大切なのは、前年度の回答を無条件にコピーすることではありません。例えば規程の改定、対象サービスの変更、認証の更新、顧客との契約条件の変更があれば、回答への影響を確認する必要があります。AIエージェントは、前年度回答と最新の根拠候補を並べ、どこを確認すればよいかを整理します。担当者は、その情報をもとに「変更なし」と判断できるか、どの範囲を更新するかを確認します。

AIが参照するのは、crossnote上で管理され、権限が付与された文書です。SOC文書や監査資料のように取扱いに条件がある文書も、ロールに応じた参照範囲や組織のルールを設定したうえで扱えます。確定前の回答を元帳票へ反映した後も、必要に応じて更新を取り消して手直しできるため、レビューを挟みながら進められます。

**特長**

1. **01 / READY｜すぐ使える** — 専用基盤や外部サイトの設定を増やさず、普段のドキュメント管理環境からAI活用を始められます。
2. **02 / SAFE｜安全に使える** — AIが参照する文書をcrossnote上で管理。未登録のローカルファイルを勝手に扱う心配がありません。
3. **03 / OUTPUT｜仕事が進む** — 回答案だけでなく、根拠候補、確認事項、確定回答の履歴まで整理し、次年度の調査票対応にも活かせます。

**注意｜最終的な回答・開示判断は担当者が行います**

AIエージェントは前年度回答、根拠候補、変更確認が必要な箇所を整理する役割です。規程や運用の変更、対外的な表現、開示範囲、関係部署の承認状況を確認してから提出する運用をおすすめします。

## 「探して書く」業務から「変更点を判断する」業務へ

AIエージェントとMemory Baseを活用すると、担当者の役割は、毎回ファイルを探し回り、過去の回答を見比べながら一から文章を作ることから変わります。中心になるのは、前年度の回答が今年度も使えるか、変更された規程や運用が回答に影響するか、対外的にどこまで伝えるかを判断することです。

質問ごとに前年度の確定回答と根拠候補が整理されていれば、同じ内容を繰り返し確認する負担を抑えながら、更新が必要な箇所に注意を向けやすくなります。前回と異なる表現になっていないか、根拠が古くなっていないか、関係部署の確認が必要かといった点も、レビューの論点として共有しやすくなります。

また、確定した回答に根拠文書の版や確認条件を結び付けて残せば、担当者が交代しても判断の経緯をたどれます。回答履歴は単なる過去ファイルではなく、次回の調査票を正確に、安心して進めるための業務知識になります。繰り返し届く質問票への対応を、属人的な作業から、組織で積み上げるナレッジ業務へ変えていけるはずです。

**来栖 栞の気づき**

Cさんには、前年度の確定回答だけでなく、「なぜその回答になったのか」を示す規程や確認結果も一緒に残しておけることをご説明しました。「次回は、前回の担当者を探すところから始めなくてよくなりそうです」と、安心した表情を見せてくださいました。

変わっていないことを確かめられるからこそ、同じ回答を安心して使えます。AIには質問を整理し、過去の回答と根拠を探し、確認が必要な箇所を見つけてもらいます。人は事実を確かめ、社外へ伝える内容を決め、責任を持って承認します。役割を分ければ、関係部署への確認依頼も必要な項目に絞り込めます。根拠と判断の経緯が残れば、担当者が替わっても確認の出発点を共有できます。最新版を探す時間を抑え、その分、変更の有無を丁寧に確かめられます。資料の整理は、判断の質を支える準備です。根拠が見えると、相談の時間も有意義になります。

大切な資料ほど、共有する前に宛先と権限を見直したくなります。自社の前年度回答と規程類でどこまで支援できるか、事前相談やデモでお気軽にご確認ください。

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