# 役割・アクセス制御・監査履歴

役割ベースで権限が設定され、それに基づいてアクセス権や利用できる操作が制御されます。また管理者が各ユーザの操作履歴を集中監視できる仕組みが必要です。

**図解要約｜誰に何を許可し、どの履歴を確認するかを分ける**

権限の設定、文書状態、AI操作、管理・監査の確認先を対応付けます。

1. **役割｜利用者ごとに権限を分ける** — プロジェクトとワークグループごとに閲覧・編集・承認・管理を設定する
2. **文書｜状態に応じて操作を制御する** — 公開・編集の可否を文書状態と役割に合わせて判断する
3. **AI｜許可された範囲で実行する** — 実行する利用者の役割・権限とポリシーに基づいて操作する
4. **監査｜目的別の履歴を確認する** — 文書、承認、管理、参照、AI利用の履歴を使い分ける

## 機能概要

ユーザには所属するプロジェクト毎に、プロジェクトにおける所属するワークグループと役割が与えられ、その役割に応じた権限が設定されます。プロジェクトへワークグループと役割を設定し、閲覧、編集、承認、プロジェクト設定などの権限を分けます。ドキュメント・ステータスによる公開・編集可否と組み合わせ、利用者が実行できる操作を制御します。

ログインの制御にはMFA（多段階認証）やWindowsのユーザID管理との連携が必要となる場合もあります。

AIエージェントは、実行するユーザの役割・権限に基づいた制御が行われなければなりません。またポリシーに沿った制御も重要です。

管理者はAIの操作ログだけでなく、ログイン数、Admin操作、ユーザー参照、メール送信、Webhook送信などの履歴を確認できます。文書変更そのものは変更履歴・Timeline、AI機能はAIコンソールなど、目的ごとに確認先が異なります。管理者向けのAIエージェントのログには実行されたプロンプトだけではなく、消費されたトークン数なども集計され、指定期間内にどれだけAIを利用したかについても容易に把握できるようにします。

## 解決できる課題

- 閲覧・編集・承認権限が同じ利用者へ集中する
- プロジェクトごとのアクセス理由を説明できない
- AIの利用実態が把握できない
- AIの利用によるコストを把握したい
- ポリシーベースでAIの動作をコントロールしたい
- 管理操作と文書変更のログを混同する
- ログを保存しているだけで定期確認されない
- セキュアなユーザ認証を実現したい
- ユーザIDの管理をWindowsの管理と連動させたい

## 利用場面

部門別プロジェクト、承認が必要な管理文書、機密性の高い文書、外部共有を含む運用で利用します。監査時は、確認したい事象に応じてAIの操作ログ、文書履歴、承認履歴、管理履歴、参照履歴を使い分けます。

## 導入・運用

1. 閲覧・編集・レビュー・承認・管理を職務分離する
2. 標準役割と例外申請の手順を定める
3. 文書状態ごとの公開・編集可否を設定する
4. MFA、セッション、AI運用ポリシーなどのセキュリティ方針を決める
5. ログの保持期間、確認頻度、異常時対応を定める

## よくある質問

### 一つのログですべての操作を確認できますか？

いいえ。文書変更、承認、管理操作、参照、AI利用、Webhookなどは確認先が異なります。監査要件ごとに必要な履歴を対応付けます。

### プロジェクトごとに役割を変えられますか？

はい。プロジェクト内のワークグループへユーザーを割り当て、役割に許可された操作を適用します。

### ログがあれば統制は十分ですか？

ログは事後確認の材料です。最小権限、職務分離、定期レビュー、異常時対応と組み合わせます。

### AI運用のポリシーとはどのようなものですか？

例えばローカルファイルへの参照の可否とか、MCPサーバー利用の可否、改善フィードバック・ルールの使用可否などがあります。
モニタリング/ロギングについては常時ONとなります。

## 関連する課題

- [設計変更資料と薬事文書の整合性レビューをAIで支援](/issues/design-change-regulatory-review/index.md)
- [ESG調査票の回答作成をAIで効率化](/issues/esg-questionnaire/index.md)

## 対応製品

- [crossnote](/crossnote/index.md)

## お問い合わせ

閲覧、編集、承認、管理、外部共有の役割と、確認すべき履歴を整理します。

- [お問い合わせ・資料請求](/contact/)