# よくあるご質問
crossnoteのAI機能、安全性、導入、連携、対象業界に関するFAQです。
質問と回答はこの一覧へ集約しています。HTML版では質問・回答内容の検索と分類タグを利用でき、各回答の固有リンクから該当箇所へ直接移動できます。
## AI活用について
### 過去の資料をAIで活用できますか？
できます。
まず、crossnoteには変更履歴管理の機能があり、過去時点のドキュメントが参照できます。
AIエージェントはこの変更履歴管理機能を利用し、過去の変更歴を追跡し、指定時点のドキュメントを参照することが可能です。
### AIに文書のたたき台を作らせることはできますか？
できます。新規または変更対象のcrossnoteドキュメントを開き、指示と、必要に応じて参照文書を指定して草案を生成します。
生成結果はプレビュー後に文書へ置換するか、反映せず閉じます。編集権限が必要で、生成後も人が根拠・数値・表現を確認して通常のレビュー・承認が行えます。
なお同等の動作をAIエージェントから指定することも可能です。
### AIエージェントは何をしてくれますか？
会話の指示に応じて、文書内容・階層・履歴・検索などの読取ツールや、文書作成・コピー・属性更新・crossnote文書／Word／Excelの限定編集ツールを選んで実行します。
「調べるだけ」と「編集操作」のモードがあり、編集ツールは実行確認が必要です。編集はローカル・ワークスペースへ反映され、**AI自身はコミットできません**。利用者が差分を確認してコミットまたは破棄します。
### crossnoteのAI機能はどのバージョン・ライセンスで使えますか？
AIサポート機能の利用には、対応バージョンとAIオプションの契約が必要です。さらに、管理者または利用者によるAIサービス設定を行います。
個別機能・モデルの対応は更新されるため、導入中のサーバー／クライアント版とライセンスで確認してください。
### どの生成AI・LLMへ接続できますか？
接続先として、OpenAI ChatGPT、Google Gemini、Anthropic Claude、Amazon Bedrock、Azure OpenAI、Chat Completions APIを使うLegacy OpenAI互換API、Ollamaを選択できます。
利用できるモデル、Prompt Cache、Code Interpreter／Analysis toolなどの機能は接続先ごとに異なります。管理画面の接続テストと実タスクで確認します。
### AIエージェントは変更を自動コミットしますか？
いいえ。AIエージェントの編集はローカル・ワークスペースへ反映され、**AI自身はコミットできません**。利用者が差分を確認し、通常のコミットを行うか変更を破棄します。
「調べるだけ」モードでは編集ツールを使わず、編集モードでも編集ツール実行前に確認画面が表示されます。
### AIレビューの対象形式と必要権限は何ですか？
対象はcrossnoteドキュメント、PDF、Word、Excel、PowerPointファイルです。AIの指摘をコメントとして保存するため、対象文書へのコメント権限が必要です。それ以外のファイルもテキスト形式に変換した状態に対してコメントを付けることができますが、コメント位置へのナビゲーションなどは動作しません。
PDFを画像として扱うマルチモーダルレビューは、記事更新時点ではAmazon Bedrock、Chat completon API接続(レガシーのOpen AI互換接続)、Ollamaでは使用できません。対応はモデル更新の影響を受けるため、導入中のバージョンと実環境で確認します。
### 長い文書をAIレビューすると全体を一度に確認しますか？
必ずしも一度ではありません。入力上限を超える長文は分割して処理されます。各分割へ文書全体の文脈が渡らず、章をまたぐ矛盾や全体構成を見落とす可能性があります。
局所的な表記・不足チェックと、全体整合性レビューを分けて評価してください。
### AIで決まった様式の報告書を作れますか？
できます。参照文書を基に、空欄を設定したcrossnoteドキュメントのテンプレートへ、見出し・本文・表の行／列として内容を生成します。項目の「subject」はAIへの意味のヒントになります。
出力先はcrossnoteドキュメントです。人が入力する空欄はXMLのskip指定などで保持し、生成後に根拠・数値を確認します。なおcrossnoteドキュメントはWordファイルやPDF、HTMLなど、他の形式へ変換可能です。
### AIの独自チェックを保存時やコミット前に自動実行できますか？
AIカスタムタスクは、メニュー、新規作成、保存、文書を開いた時、コミット前などの実行方法を設定できます。コミット前トリガーではAI処理後にコミット画面が開き、利用者が最終確定します。
AIの判定を正式承認にはせず、誤検知・見逃しを評価した補助チェックとして運用します。
## 作成・履歴・比較・再利用について
### 変更履歴はどの粒度で確認・出力できますか？
プロジェクト全体、個別文書、crossnoteドキュメント内の部品単位で確認できます。ファイル名変更や保存場所の移動も構成変更として追跡します。
変更履歴ビューの概要・詳細はExcelへ出力できます。承認時点文書の一括エクスポートにも対応します。
### 過去版や二つの文書を比較できますか？
crossnoteドキュメント、Wordファイル、Excelファイル、PDFファイルについては過去履歴との比較や２ファイル間の比較が可能です。（PDFファイルの比較にはオプションライセンスが必要です。）
なおcrossnoteドキュメントは新旧比較対照表も利用できます。
### crossnoteにおけるテンプレートとは何ですか？
テンプレートはファイルを新規に作成する際の雛形ファイルのことで、ポートフォリオ、プロジェクト単位で登録できます。
さらにcrossnoteドキュメントについてはその中に書式情報を持っており、ファイルごとに書式情報をもつWordとは異なり、書式情報をテンプレートで集中管理します。ですのでcrossnoteドキュメントのテンプレートの書式情報を変更すると、そのテンプレートで作成しているcrossnoteドキュメントの書式は一斉に変更されます。
なお承認時点のcrossnoteドキュメントなど、過去時点のcrossnoteドキュメントは、そのコミットした時点のテンプレートの書式情報を参照するため、過去の履歴上のcrossnoteドキュメントは書式変更の影響を受けません。
### 文書全体や変更箇所を機械翻訳できますか？
DeepL APIを使い、crossnoteドキュメント全体を翻訳版の派生ドキュメントとして作成できます。選択部品の翻訳と、原文の変更箇所を翻訳版へ再翻訳する操作にも対応します。
利用者側でDeepL社との契約と認証キー取得が必要です。機械翻訳後は用語、数値、法的・規制表現を人が確認します。
### 同じ記載を複数の文書で共通利用できますか？
できます。見出し、本文、図、表などを**参照コピー**すると、実体を複製せず再利用でき、コピー元の変更が参照先へ反映されます。参照状態の部品は個別編集できません。
参照を解除すると編集可能になり、元とのリンク情報は影響分析用に残ります。常に同一にする記載は参照コピー、個別変更する文書は派生コピーなど、適用条件で方式を分けます。
## レビュー・承認・公開について
### Word・Excel・PDFのレビューで元ファイルは変更されますか？
crossnoteにはレビューコメントをファイルとは別に記録する仕組みがあり（crossnoteコメントと呼びます）、こちらにレビューコメントを保持することで、元ファイルへは修正せずにレビューコメントを保持することができます。AIによるレビューもこのcrossnoteコメントとして記録されます。crossnoteドキュメント以外でもWordやExcel、PowerPoint、PDFファイルについてはcrossnoteコメントから実際のファイル中の位置へナビゲーションする仕組みがあります。
なお、WordやExcel、PowerPointファイルについてはファイル内のコメントをcrossnoteコメントとして吸い上げる機能があります。
### 承認時に版更新・PDF化・電子署名を同時に行えますか？
できます。承認時に改訂バージョンのメジャー番号とドキュメント・ステータスを更新し、PDFに自動変換して承認時ドキュメントして保存できます。
同時に電子証明書による電子署名や承認者のサインを含むページを追加する機能もありますが、現時点でドキュメントに対するサーバー上で公的に使える電子証明書の入手は難しくなってきており、自己署名証明書での運用となる可能性が高いです。
PDF変換は既定でオフです。Word／ExcelのPDF化にはWindows・Officeなど実行環境の条件があるため、導入環境で確認してください。
### 編集中の文書と公開中の文書を分けて管理できますか？
リリース管理機能では、作業用のワーキング・コピー・プロジェクトと公開用のリリース・プロジェクトを分けます。利用者もプロジェクトごとに分け、公開側の利用者へ作業中文書を見せない構成にできます。
リリース／解除時の編集可否、状態、リンク、参照コピー、コメント転送には固有の動作があるため、代表文書で事前検証します。
## 検索・HIVEについて
### 社内文書はAI検索とHIVE検索のどちらで探しますか？
HIVEは、ベクトル／意味検索ではなく、**全文検索と条件絞り込み**をサーバー側で高速に行うための仕組みです。
一方、AIエージェントから検索する場合、会話での指示に応じてAIが適切なキーワードを考え、AIエージェントがHIVEを使って検索します。つまりAIエージェントも検索には裏でHIVEを使っています。
検索対象のキーワードが明確な場合には直接HIVEで検索したほうが早く結果が得られます。一方、曖昧なことを検索したい場合にはAIエージェントからの検索が便利でしょう。
### HIVEの利用に追加ライセンスは必要ですか？何をプレビューできますか？
HIVEはWebブラウザ上でcrossnote上のファイルを検索、閲覧できるようにする仕組みで、ライセンスを分けていますが、別途購入しないでもcrossnoteライセンス数分HIVEのライセンスも付与されます。
HIVEからはcrossnoteドキュメント、PDFファイル、Wordファイル、Excelファイルなどをプレビューできます。
### PDFやスキャンした紙の資料も検索できますか？
HIVEはPDFの全文検索とHTMLプレビューに対応します。ただし、画像だけのスキャンPDFに対しては検索はできません。
なお画像検索したい事象を属性キーワードとして表現できるのであれば、AIのマルチモーダル機能とカスタムタスクを組み合わせることで、コミット前にAIが内容を解析し、結果を属性キーワードに保存することで、高速検索を実現することも可能です。
## 安全性・情報の取り扱いについて
### 生成AIを安全に利用できますか？社外に情報が出ませんか？
「必ず社外へ出ない」と一律には言えません。OpenAI、Gemini、Claudeなど外部AIを選ぶ場合、処理対象の本文・添付はそのサービスへ送信されます。契約上の保存・学習利用、送信可能な情報、個人情報・機密情報の扱いを自社ポリシーと照合してください。
非常に機密性の高い文章を扱いたい場合には閉塞域環境のAIを利用するか、もしくはローカルLLMを利用するという選択肢があります。
閉塞域環境と言った場合には論理的なプライベート空間でのLLMの利用となり、Amazon Bedrock、Azure Open AI、さくらのAIなどの選択肢があります。いずれの場合も提供ベンダー側との契約および設定により閉塞域環境を実現することとなります。
一方、物理的な閉塞空間でLLMを使う必要がある場合には、ローカルLLMを選択することも可能です。完全なローカルLLMを利用する場合には、NVIDIA DGX SparkなどのAIスーパーコンピューターなどを用いてローカル環境にLLMを設定し、それに接続して利用することになります。この場合、AIエージェントを動作させるには、かなり大きなモデル(例: gpt-oss-120bクラス)を動作せる必要があり、このクラスのモデルが動くローカル環境はまだ選択肢が多くはありません。(2026年8月現在)
### 閲覧権限のない文書が検索結果に出てしまいませんか？
検索処理は利用ユーザの権限に応じた内容が出力されます。AIエージェントから利用する場合でも、AIエージェントの利用ユーザの権限で検索が処理されますので、閲覧権限のない文章が参照されることはありません。
### 閉じたネットワークでも使えますか？
crossnote自体は閉じたネットワーク内でLLMを使った運用が可能なように設計されています。
ただし、閉域環境での利用可否は、採用するAIモデル、推論基盤、認証、更新方法、外部接続要件によって変わります。外部AI APIを使う構成と、Ollamaなど社内推論基盤へ接続する構成では、必要な通信経路と運用責任が異なります。
「閉域」の定義、許可する宛先、モデル取得・更新経路、障害時の保守方法を確認し、実環境で接続試験を行って構成を判断します。
### 誰がいつどのようにAIを使ったか記録は残りますか？
自分が行ったAIレビュー、要約、エージェント、カスタムタスクなどのAI処理は、AIコンソールでやり取りとシステムプロンプトを確認できます。また全ユーザのAI関連の操作はAdmintoolの履歴管理において集中管理されます。
なお外部AIエージェントがcrossnoteのMCPサーバーを呼び出した処理はAIコンソールへ記録されず、Timelineへ表示されます。
### 大容量ファイルを社外と安全に送受信できますか？
crossnote Shareでは、crossnoteユーザーが期限付きのBoxを作り、招待した外部ユーザーとファイルを送受信できます。2段階認証、アップロード／ダウンロードの許可、ログを設定・確認できます。
利用にはHIVEとShareの両ライセンスが必要です。期限後はBoxが非表示となり、Box内ファイルは削除されます。Box数・ユーザー数・ファイル数に個別上限はありませんが、会社の契約ストレージ容量内で利用します。
### AIエージェントはPC内の任意ファイルを読めますか？
いいえ。PC上のローカルファイルは、**実行前に利用者が明示的に添付したものだけ**を参照できます。
添付したファイルの内容は選択したAIサービスへ送られる可能性があるため、送信可否と接続先を確認してください。
なおこのローカルファイルの転送機能は、管理ツールのポリシー設定で禁止することも可能です。
### 外部AIからのMCP操作はどこに記録されますか？
外部AIエージェントがcrossnote MCPサーバーを呼び出した操作は、**Timelineへ表示**されます。外部AI側で対話しているため、crossnoteのAIコンソールには記録されません。
### ShareのBoxが期限切れになるとファイルはどうなりますか？
有効期限を過ぎたBoxは一覧へ表示されなくなり、Box内のファイルは削除されます。外部ユーザーから受け取ったファイルを保管する場合は、期限前にcrossnoteへ取り込むなどの手順を設けてください。
期限変更、削除、誤共有時の停止を誰が行うかもBox運用に含めます。
## 導入・既存システムとの連携について
### 既存のシステムと連携できますか？
外部システムとの連携方法は、AIエージェントの場合MCPサーバーとして連携が可能です。またcrossnoteへのコミットなどの自動を外部のシステムに連携させたい場合にはWebhookを利用することも可能です。（別途ライセンスが必要です）
外部の文書管理システムからの大量のファイルのインポートや、エクスポートなどについては、専用のツールがついています。残念ながら履歴データは連携できませんが、文書の属性データを引き継ぐことは可能です。
### 導入前に文書を整理する必要がありますか？
すべてを事前整理する必要があるとは限りません。現在の文書量、形式、版管理、アクセス権を確認し、検索精度と運用負荷のバランスを見ながら移行単位を決めます。
### クラウドとオンプレミスのどちらで使えますか？
crossnote本体は、クラウド、オンプレミス、いずれの形態でもサービス可能です。
クラウドの場合、弊社が運用するクラウドサーバーからサービスを提供いたします。この場合、通常のライセンス費以外にクラウドサーバーの運用費がかかります。この場合、システムの初期インストール費用などはかからず、データのバックアップ、および運用監視等のサービスを弊社が提供いたします。
オンプレミスの場合、初期インストール費がかかります。またサーバーやネットワーク環境などをご提供いただく必要がございます。
なお、いずれの場合においてもAIの機能を利用する場合にはLLMの環境をお客様側がご準備頂く必要がございます。
TopicScribeは、クラウドでのサービスとなります。
### 費用はどのくらいかかりますか？
まずクラウド利用かオンプレミス利用か、また導入するライセンスなどにより条件が異なります。詳しくはお問い合わせください。
なおAIエージェントを利用する場合のLLMの費用はお客様がLLMベンダーと契約し、API連携での利用料に応じた費用をLLMベンダーにお支払い頂くことになります。
### docFlowはどのようなデータを文書へ取り込めますか？
docFlowは、crossnoteドキュメントを始め、Word、Excelなどのデータを元に文章を自動的に構成する仕組みです。kintoneやSQLサーバーなどからの取り込みにも対応しています。
### 文書の自動生成中にデータ欠損や例外があった場合はどうなりますか？
必須チェック、警告、処理停止、担当者確認、再実行などのルールを項目ごとに定義します。欠損を黙って補完せず、例外の対象データと理由を追跡できる設計にします。設定できる検証・例外処理の範囲は導入前に確認します。
### 導入前の検証はどのくらいの範囲で行えばよいですか？
一つの部門、一種類の文書、一連の業務シナリオへ絞り、現状の正解と比較できる範囲が適しています。時間だけでなく、根拠の妥当性、手戻り、例外率、権限制御、担当者の確認負荷を評価します。
### 導入時に利用者向けの教育は必要ですか？
crossnoteには機能が多く、カスタムエディションを用いてメニュー内容を絞り込むとしても、crossnoteの概念および操作方法について、利用者への教育は必要です。
### 導入後、文書やAI向けコンテンツは誰が更新すればよいですか？
crossnoteにファイルとして保存すれば自動的にAIで利用できるようになります。ですので、更新権限のあるユーザであれば、誰でもAI向けコンテンツを登録・更新できます。
なおAIエージェントが参照できるドキュメントは、AIエージェントを利用するユーザの参照可能なドキュメントの範囲に限られます。またAIエージェントに対して参照可能範囲を指定し、その範囲内のドキュメントのみを参照して動作するように設定することも可能です。
### 外部AIからcrossnote MCPサーバーへリモート接続できますか？
crossnote MCPサーバーは、**同じローカルマシン上で動作するAIエージェントから**利用します。別ホストからの一般的なリモートAPIではありません。
crossnote MCPサーバーの接続機能は既定でオフで、管理ツール(admintool)において、利用を許可するユーザ毎に（特別な役割「crossnoteをMCPサーバーとして利用する」）の設定が必要です。
### Webhookはどの条件で使え、送信結果を確認できますか？
Webhookサイトライセンスが設定された場合に管理画面へ表示されます。会社、ポートフォリオ、プロジェクトの範囲、ファイルパターン、アクション、認証ヘッダー、メッセージを設定できます。
送信結果はWebhook送信履歴で確認します。受信側は重複通知や一時失敗に耐えられるよう設計してください。
## 対象業界・利用場面について
### どの業界で利用できますか？
製薬・医療機器、製造・エンジニアリング、教育、官公庁など、規程性の高い文書を継続的に扱う業務を主な対象としています。ただし、業界名だけで適合性は判断できません。
対象文書、改訂頻度、承認・監査要件、既存システム、利用者数を整理し、同じ業務シナリオで機能と運用負荷を評価します。公開可能な導入実績は別途確認が必要です。
### PMDAからの照会事項への対応に使えますか？
照会事項と回答の記録、過去回答の検索、担当・期限・状態の管理、回答案作成の支援に利用できます。対象業務と既存運用を確認し、必要な文書構造とワークフローを設計します。
AIや過去回答は正式回答を自動確定するものではありません。対象製品・申請・照会時点に合う根拠を担当者が確認し、レビューと承認を経て提出します。
### 承認申請書の新記載要領に対応していますか？
新記載要領のXMLデータ入出力と、既存データからの移行を支援する機能があります。対応可否は制度名だけで判断せず、対象XML版、元データの形式・欠損、添付ファイル、出力後の検証方法を代表データで確認します。
変換機能の利用だけで申請適合性が保証されるわけではありません。変換不能箇所と人が確認する項目を明確にし、最終成果物は担当者が検証します。
なおこの機能の利用には添付文書プラグインのライセンスが必要です。
### シラバスの点検にAIを使えますか？
教育機関向けのTopicScribe シラバス・チェックで、AIがシラバスの修正候補を示し、点検作業を支援します。AIの指摘を合否判定や自動修正にはせず、教務担当者・教員が採否を判断します。
導入評価では、大学独自基準を含む代表シラバスを使い、見逃し、過剰指摘、判断が分かれる例、修正に要する確認時間を比較します。
### crossnoteは一般的なファイル管理と何が違いますか？
crossnoteはエンタープライズレベルでの高度な文書管理基盤があり、ファイル一般について履歴管理、構成管理、役割ベースでの権限管理、状態管理、レビュー・承認管理などを行うことができます。
さらにcrossnoteドキュメントについては、章・節・表などを再利用可能な文書部品として管理し、版、属性、関連文書、変更履歴、権限と結び付ける点が異なります。既存ファイル管理をすべて置き換えるのではなく、更新・再利用・検索の重要度が高い文書から対象にします。複数のcrossnoteドキュメントを部品としてまとめ、大きなドキュメントに再構成するドキュメント構成ファイルという仕組みもあります。
### Contact Reportでは照会事項の進捗をどこまで管理できますか？
照会ごとに質問、回答、担当、期限、状態、根拠、レビュー履歴を管理する用途を想定します。必要な状態区分、通知、集計、エスカレーションを現行業務から整理し、製品で対応できる範囲を確認します。
### 旧SGMLの添付文書を新しいXMLへ移行できますか？
旧SGMLの読み込みと新しい構造への移行を支援する機能がありますが、元データの版、欠損、項目差により人手確認が必要です。代表データで読み込み結果、変換不能箇所、対応XML版を確認します。
なお添付文書を扱うには添付文書プラグインのライセンスが必要です。
### TopicScribeに大学独自のシラバス点検基準を反映できますか？
独自基準を設定できる範囲と方法は確認が必要です。現在のチェックリストだけでなく、良い例、要修正例、判断が分かれる例を整理し、標準観点との組み合わせを代表シラバスで評価します。
### crossnote、TopicScribeはどう選べばよいですか？
長期間更新・再利用する文書の構造化とAI活用はcrossnote、シラバスの点検支援はTopicScribeが主な対象です。対象文書、開始条件、完成物、既存システムを確認して選定します。